Ilmu Komunikasi dan Negosiasi

BAB II

PEMBAHASAN

1.     Ilmu Komunikasi

A.    Pengertian Komunikasi

Komunikasi adalah salah satu fungsi dasar dari kantor dan merupakan proses yang esensial bagi semua bentuk perusahaan. Komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain melalui pos, telepon, teleprinter, jasa kurir, atau sarana lainnya. Istilah komunikasi harus ditafsirkan secara luas dan tidak ditanggapi sebagai hanya menyertakan hal-hal yang nyata seperti surat dan pembicaraan telepon dan untuk orang diluar perusahaan; istilah ini juga mencukupi pengiriman memorandum, laporan, instruksi, faktur, pesanan, estimasi, gambar, dan bahkan stampel.

            Orang yang melakukan komunikasi disebut komunikator. Orang yang mampu berkomunikasi secara efektif diebut komunikatif. Orang yang komunikatif ialah orang yang mampu menyampakan informasi atau pesan kepada orang lain, baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa nonverbal sehingga orang lain dapat menerima informasi (pesan) sesuai dengan harapan si pemberi informasi (pesan). Sebaliknya.ia mampu menerima informasi atau pesan orang lain yang disampaikan kepadanya. Baik langsung maupun tidak langsung, secara tertulis, lisan, maupun bahasa nonverbal.

B.     Tujuan Komunikasi

Tujuan dan manfaat komunikasi adalah sebagai sarana untuk: (1) meningkatkan kemampuan manajerial dan hubungan sosial, (2) menyampaikan dan atau menerima informasi, (3) Menyampaikan dan menjawab pertanyan, (4) mengubah prilaku (pola pikir, perasaan, dan tindakan) melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, (5) mengubah keadaan sosial, (6) saran untuk menyampaikan perintah, pengarahan, pengendalian, pengkoordinasian, pengambilan keputusan, negosiasi, dan pelaporan.

C.    Prinsip-prinsip Komunikasi

Komunikasi berlangsung di antara pikiran satu orang dan pikiran orang lain

            Komunikasi hanya dapat terjadi antarmanusia. Komunikasi yang paling efektif berlangsung diantara orang-orang yang berkepentingan, secara beremuka, ketika pembicaraan ditambah dengan gerak isyarat dan ekspresi wajah. Segera dapat dilihat apakah yang dikatakan telah dimengerti, dan penjelasan lebih lanjut dapat diberikan apabila perlu. Beberapa organisasi mengambil langkah-langkah positif untuk membentuk hubungan pribadi di antara para anggota staf mereka dan anggota para pensuplay mereka, pelanggan, dan kontak regular lain; korespondensi formal antar orang yang tidak saling mengenal dapat sangat memboroskan waktu dan mahal.

Orang hanya dapat mengerti satu hal dengan mengkaitkannya dengan sesuatu  yang lain yang sudah dimengerti

            Sudah menjadi sifat manusia bahwa mereka hanya dapat memahami gagasan baru dengan mengkaitkannya dengan pengetahuan yang sudah ada. Ini adalah basis bagi pendidikan dan juga merupakan basis bagi komunikkasi yang efektif. Entah berbicara atau menulis, kita perlu menyadari apa yang sudah diketahui oleh orang yang kita tuju. Penggunaan istilah teknis dari jargon departemen harus dibatasi hanya pada orang yang sudah mengerti istilah-istilah bersangkutan.

Komunikator wajib membuat dirinya dimengerti      

            Tidak ada gunanya menyalahkan penerima suatu komunikasi bila ia tidak mengeri apa yang dimaksud. Alasan tidak adanya pengertian ini adalah karena pembicara atau penulis tidak memilih kata-katanya dengan benar, atau belum memberikan penjelasan yang memadai.

Orang yang tidak mengerti wajib meminta penjelasan

Bila komunikasi yang diterima tidak dimengerti, tidak ada gunanya bila hanya menyalahkan pihak lain- atau menerka apa yang dimaksud. Sebaiknya kita menanyakan apa yang belum kita pahami kepada orang yang memberikan informasi.

Memilih sarana

            Didalam kantor,  mayoritasnkomunikasi bersifat rutin dan dapat klasifikasikan menurut tujuan yang lainnya. Manajer kantor harus mempertimbangkan stiap kelas dan menetapkan instruksi mengenai sarana  yang harus digunakan. Dalam hal ini terdapat tujuh faktor yang harus dipertimbangkan:

v  Kecepatan Seberapa urgen komunikasi bersangkutan

v  Keakuratan Apakah informasi akan diterima secara akurat bila angka diucapkan lewat telepon ada kemungkinan terjadi kesalahan dalam mendengar

v  Keamanan Apakah ada risiko kehilangan komunikasi dalam perjalanan? Bila dokumen legal yang penting harus dikirim lewat pos lebih bijaksana bila dokumen itu dikirim lewat pos tercatat.

v  Kerahasiaan Apakah menjadi masalah bila orang yang tidak berhak  mengetahui, mengetehui informasi  yang dikomunikaskan?

v  Rekaman Apakah perlu bahwa komunikasi bersangkutan harus dalam bentuk tertulis utuk tujuan perekaman

v  Kesan Apakah komunikasi tersebut berbentuk sedemikian rupamuntuk menghasilakan reaksi yang diharapkan dari orang yang menerimanya?

v  Biaya Semua unsur biaya harus dipertimbangkan. Proporsi biaya yang lebih besar biasanya terletak pada tahap persiapan ketimbang tahap pengiriman.

Tak satupun dari ketujuh faktor tersebut dapat dikatakan lebih penting dari pada yang lainnya dan semua harus diberi penekanan yang sesuai menurut keadaan.

D.    Proses Komunikasi

Unsur-unsur dalam proses komunikasi antara lain (1) pengirim pesan (sender) atau komunikator dan materi (isi) pesan, (2) bahasa psan (coding), (3) media, (4) mengartikan psan (decoding), (5) penerima pesan (komunikan), (6) balikan (repon si penerima pesan), (7) gangguan yang menghambat komunikasi.

Pengirim pesan adalah orang yang mempunyai satu paket idea untuk disampaikan kepada orang lain dengan harapan pesannya dapat dipahami oleh penerima pesan sesuai dengan yang dimaksud. Materi pesan dapat berupa informasi, ajakan, rencana kerja, pertanyaan, dan tanggapan.

Bahasa pesan bertujuan untuk menyingkat pola pikir pengirim pesan kebentuk bahasa, kode, atau lambang lainnya sehingga pesannya dapat dipaham orang lain. Biasanya leader atau manajer menyampaikan pesannya dalam bentuk kata-kata, gerakan anggota badan (bahasa tubuh). Tujuan penyampaian pesan ini adalah untuk mengajak, membujuk, mengubah sikap atau prilaku, kearah tujuan tertentu.

Pemilihan media dipengaruhi isi pesan yang harusdisampaikan, jumlah penerima pesan, situasi, dan sebagainya. Media yang dapat digunakan antara lain, telepon, radio, TV, mikrofon, memo, surat, komputer, internet, foto, papan pengumuman, pertemuan, lokakarya,seminar, rapat kerja, penerbitan, dan sebagainya. Setelah pesan diterima melalui indera, maka si penerima pesan harus dapat mengartikan bahasa isyarat sesuai dengan isi pesan yang dimaksud. Penerima pesan ialah orang yang dapat memahami pesan si pengirim walaupun dalam bentuk sandi tanpa mengurangi arti pesan yang dimaksudkan oleh si pengirim pesan.

Balikan adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan ke pengirim pesan dalam bentuk verbal maunpun non verbal. Tanpa balikan seorang pengirim pesan tidak pernah mengetahui dengan pasti apakah pesannya dapat diterima sesuai dengan yang diharapkan. Balikan dapat disampaikan oleh penerima pesan dan atau orang laon bkan penerima pesan. Dalam umpan balik terjadi komunikasi dua arah. Komunikasi ini perlu terjadi untuk menghindari kesalah pahaman (miskommunikation) sehingga dapat diketahui bahwa si penerima pesan sudah benar-benar memahami pesan.

Gangguan ialah hal-hal yang merintangi atau menghambat komunikasi dan merusak konsentrasi sehinggapenerima pesan salah menafsirkannya. Gangguan bukan merupakan bagian dari proses komunikasi, tetapi mempunyai pengaruh terhadap proses komunikasi.

E.     Macam-macam Komunikasi

Komunikasi lisan atau oral

Bentuk paling lazim dari komunikasi oral tentu saja adalah percakapanlangsung diantara dua orang. Acap kali cara tercepat dan terbaik untuk menjamin kerjasama adalah dengan membicarakan personaldengan orang yang berkepentingan. Bila beberapa orang terlibat, rapat mungkin merupakan sarana terbaik untuk berkomunikasi. Manfaat komunikasi lisan memang besar manfaaatnya entah secara bersemuka atau lewat telepon, tetapi acap alikomunikasikomunikas tertulis diperlukan atau lebih mudah. Komunikasi lisan maupun tulis sama-sama bermanfaat. Metode tertulis, yang biasanya lebih mahal, harus digunakan hanya bila ada alasan untuk melakukannya.

Komunikasi tertulis

Kebanyakan komunikasi tertulis dibuat dengan diketik dan mesin yang tersedia diuraikan di bawah ini. Pengetikan, dibandingkan dengan tulisan tangan, lebih cepat dan hasilnya lebih mudah dibaca. Namun tulisan tangan tidak diangap sebagai sesuatu yagn usang. Formulir diisi dan memorandum anterdepartemen ditulis sebagai operasi yang ada hubungannya dengan pekerjaan utama juru tulis yang bukan merupakan juru ketik asli.

F.     Masalah Dan Penghalang Komunikasi

            Hal-hal berikut ini mencakupi sebagian besar unsur di dalam sistem komunikasi yang salah:

v  Tidak adanya sasaran yang jelas, kata-kata yang samar, tidak tepat, menghilangkan informasi yang diperlukan.

v  Organisasi yang keliru seperti tidak adanya definisi tanggung jawab, garis komando yang terlalu panjang dan rentang kendali yang terlalu lebar.

v  Penggunaan jargon teknis, terutama dalam bidang spesialisasi yang baru misalnya komputer.

v  Atmosfer atau lingkungannya mungkin tidak normal, dan komentar spontan tanpa maksud apa-apa dapat ditafsirkan secara keliru.

v  Kelalaian bawahan untuk menilai secara akurat apa yang harus ada di dalam laporan kepada atasan atau kegagalan komunikasi sama sekali.

v  Bila tiap intruksi tidak tertulis, orang dapat memanfaatkan hal ini dan tidak mengerjakan apa-apa, dengan menggunakannya sebagai alasan untuk tidak menggunakan inisiatif mereka.

v  Tidak adanya peluang informal atau formal merupakan penghalang untuk komunikasi ke atas, dan perasaan tidak diungkapkan. Manajemen mempunyai lebih banyak cara untuk berkomunikasi dibanding pekerja, yang kerap hanya memiliki serikat pekerja, yang umumnya membatasi kegiatannya hanya pada masalah upah dan keluhan.

v  Perbedaan persepsi akibat latar belakang yang berbeda.

v  Terjemahan yang salah.

v  Kegaduhan.

v  Reaksi emosional seperti terlalu bertahan (depensif) atau terlalu menyerang (agresif).

v  Gangguan fisik (gagap, buta, tuli).

v  Semantik, yaitu pesan bermakna ganda.

v  Belum berbudaya baca dan tulis, serta budaya diam.

v  Kecurigaan.

v  Teknik bertanya dan teknik menjawab yang buruk.

v  Tidak jujur dan tertutup.

v  Kurang menguasai materi dan kurang persiapan.

v  Kurang dewasa dan kurang respek.

v  Kebiasaan menjadi pembicara dan pendengar yang buruk.

G. Teknik Berkomunikasi Secara Efektif

Untuk menjadi komunikator dan komunikan yang baik, atasilah hambatan-hambatan komunikasi tersebut. Disamping itu, jadilah (1) pendengar yang baik, (2) pembicara yang efektif, (3) pembaca yang baik, (4) penulis yang baik, (5) pembelajar yang baik, dan (6) pembimbing yang baik.

Verma (1996)  memberikan cara untuk menjadi pendengar yang baik adalah jdilah ACTIVE LISTEN, Yaitu kepanjangan dari:

Attention (penuh perhatian)

Concerrn (tertarik)

Timing (pilih waktu yang tepat)

Involvement (merasa turut terlibat)

Vokal tones (irama suara)

Eyes contact (adakan kontak mata)

Look (lihat bahasa tubuh)

Interest (tunjukan minat)

Summarize (singkat atau intisari)

Terriroty (batasi hal-hal penting)

Empathy ( penuh perasaan)

Nod (mengangguklah)

Bahasa Tubuh	Interpretasi
Menunjuk	Agresif
Melotot	Tidak sopan atau menantang
Menggaru kepala atau muka	Sulit ditebak, cemas, takut risiko
Menggigit tangan	Menyesal
Membungkukkan badan	Memberi hormat
Mengacungkan jempol	Menyatakan bagus, benar, baik, indah
Mengacungkan kelingking	Jelek, salah, buruk, tidak baik
Menganggukkan kepala	Setuju, sudah paham
Mengepalkan tangan	Mengancam berkelahi
Menggelengkan kepala	Tidak
Melambaikan tangan	Memanggil
Mengerutkan dahi	Berpikir, serius
Menyalami	Menyampaikan ucapan selamat, berduka cita
Menyalami sambil memeluk	Keakraban, rindu
Merengut	Marah, kecewa, benci
Membuang muka atau memalingkan muka	Sombong, memutus hubungan, benci
Meneteskan air mata	Sedih, terharu, kecewa, bahagia

Sebagai pembicara yang baik (Verma, 1996) harus memenuhi tiga langkah (1) pendahuluan (katakan apa yang akan di katakan), (2) menerangkan (menjelaskan sesuatu), dan (3) ringkasan (sampaikan inti yang telah anda katakan tadi). Untuk menjadi pembicara yang selalu menarik, gunakan prinsip BASIS, yaitu sesuatu yang Baru, dapat dan pernah di Aplikasikan, Sederhana (tidak berbelit-belit, mudah di mengerti orang), menggunakan Intonasi yang tepat, dan Simpulkan.

Meharabian memberikan rumus komunikasi sebagai berikut.

Pengaruh pesan keseluruhan = kata-kata (7%) + nada suara (38%) + mimik wajah (55%)

H.    Praktik Komunikasi

Dalam kehidupan sehari-hari dapat kita saksikan bersama bahwa manusia Indonesia belum berbudaya tulis dan baca. Kita tidak senang menulis karena lebih senang berbicara. Sebagai contoh, ketika kita bertamu ke tempat seseorang, tetapi tidak bertemu padahal di pintu sudah tersedia kertas untuk menulis pesan, kita jarang menuliskan pesan bahwa kita sudah datang ke rumahnya. Demikian juga dalam menulis karya ilmiah. Beberapa penyebab, diantaranya ialah (1) menulis memerlukan keterampilan khusus, (2) keterampilan khusus akan terwujud kalau banyak berlatih, tetapi umumnya orang malas berlatih, (3) masih banyak pihak-pihak yang belum bisa menghargai karya ilmiah selayaknya sehingga menjadi penulis tidak menjanjikan masa depan yang lebih baik, dan (4) karya ilmiah bebas di fotocopy orang yang membutuhkannya sehingga buku aslinya tidak laku dijual, dan (5) tidak ada penghargaan stasiun TV terhadap karya ilmiah terbaik seperti halnya Indonesia Idol dan Dangdut Academy. Schwitzer (Tilaar,1996:22) menyatakan komunikasi antar ahli terputus karena ahli bangga dengan kesombongannya.

2.      NEGOSIASI

Manajer pendidikan tidak dapat melepaskan keterkaitannya dengan pihak-pihak yang turut bertanggung jawab terhadap pendidikan, yaitu keluarga, masyarakat, sekolah, dan pemerintah. Untuk mendapatkan dukungan pihak lain dalam mengelola sekolah, manajer  sekolah harus melakukan negosiasi. Manajer pendidikan perlu bernegosiasi untuk mendapatkan kesepakatan dalam pemecahan masalah bersama dengan prinsip saling menguntungkan atau win-win solution, terutama ketika rapat negosiasi  dengan stakeholders pendidikan khususnya komite sekolah.

Jika negosiasi telah dilakukan maka akan terjadi dua kemungkinan :

1. Kesepakatan.

2. Konflik.

Konflik adalah sesuatu yang tidak dapat di hindarkan, baik dengan organisasi lain, di dalam organisasi sendiri, maupun dengan hati nurani sendiri akibat adanya perbedaan kepentingan. Konflik yang berkepanjangan akhirnya dapat menimbulkan stres di kalangan yang berkonflik. Untuk mengatasi konflik, maka dilakukan negosiasi. Konflik dapat berdampak positif dan dapat pula berdampak negatif.

A.     PENGERTIAN NEGOSIASI

Negosiasi menurut  Hendarman dan Srie Haryati Martono (2002) adalah serangkaian diskusi antarindividu atau kelompok dengan latar belakang yang berbeda untuk mendapatkan kesepakatan. Negosiasi ialah proses penyusunan bersama suatu program untuk mencapai tujuan yang saling menguntungkan. Negosiasi ialah proses interaksi dua pihak atau lebih yang masing-masing mempunyai tujuan yang berbeda, tetapi mereka berusaha melalui argumentasi dan persuasi untuk mencari jalan keluar yang disepakati bersama. Negosiasi ialah suatu metode untuk mencapai perjanjian secara kooperatif atau kompetitif. Negosiasi ialah proses tawar-menawar melalui perundingan untuk mencapai kesepakatan bersama. Negosiasi ialah proses penyelesaian pertikaian secara damai oleh pihak-pihak yang bertikai melalui perundingan.

Berdasarkan beberapa definisi negosiasi di atas, dapat disimpulkan bahwa negosiasi ialah proses perundingan dua pihak atau lebih untuk mendapatkan kesepakatan.

B.      MANFAAT NEGOSIASI

Negosiasi bermanfaat untuk:

a)    mendapatkan keefektifan  dan efisiensi dalam mencapai tujuan.

b)   kesepakatan bersama saling menguntungkan (simbiosis mutualisme).

c)    Menjembatani perbedaan pandangan mereka yang bernegosiasi sehingga mengurangi, bahkan dapat mencegah konflik.

d)   menyepakati tujuan bersama, metode mencapai tujuan bersama yang belum jelas.

C.     MACAM NEGOSIASI

Negosiasi terdiri atas dua macam, yaitu :

1.    Kompetitif atau distributif adalah suatu negosiasi yang menghasilkan ada pihak yang kalah dan ada pihak yang menang.

2.    Kooperatif atau integratif, yaitu negosiasi yang menghasilkan kemenangan (keuntungan) untuk pihak-pihak yang bernegosiasi.

Negosiasi dapat terjadi dalam empat macam :

a)    Saya kalah, anda kalah.

b)   Saya menang, anda kalah.

c)    Saya kalah, anda menang.

d)   Saya menang, anda menang.

Kejadian nomor empat merupakan hasil negosiasi terbaik. Sebab, “untuk apa kita menang di atas penderitaan orang lain?” jika kita menang dalam bernegosiasi, orang lain kalah, artinya orang yang kalah itu merasa dianiaya atau dizalimi. Jika sama-sama kalah juga tidak memberikan manfaat bagi mereka yang berunding. Perbedaan antara negosiasi kompetitif dan kooperatif dapat dilihat dalam tabel berikut.

No.	Negosiasi Kompetitif	Negosiasi Kooperatif
1.	Ada pihak yang kalah (di rugikan).	Semua pihak menang (saling menguntungkan).
2.	Minat kedua pihak bertentangan.	Minat kedua pihak ada kesamaan.
3.	Strategi pemaksaan kehendak.	Strategi saling menghargai kehendak.
4	Individualitas.	Kerja sama.

D.     TEKNIK BERNEGOSIASI MENANG-MENANG

Teknik untuk melakukan negosiasi yang menghasilkan menang-menang sebagai berikut.

1.      Arahkan diri anda untuk menciptakan negosiasi menang-menang.

2.       Rencanakan dan miliki strategi yang konkret ( yakin rencana dan strategi itu penting).

3.      Kenali BATNA (Best Alternative to a Negotiated Alternative) anda.

4.      Pisahkan pihak yang diajak bernegosiasi dengan masalah pribadi (mengendalikan emosi).

5.      Fokuskan diri anda pada minat, bukan posisi anda.

6.      Ciptakan alternatif-alternatif yang saling menguntungkan (dengan memahami orang lain, nilai-nilai, dan cara pandang orang lain).

7.      Cari berbagai kemungkinan sebelum mengambil keputusan.

8.      Pusatkan perhatian selama proses negosiasi.

9.      Terapkan teori komunikasi yang efektif.

10.  Esensi dari negosiasi adalah kesepakatan. (Antonim, 2002).

Langkah-langkah untuk mendapatkan kesepakatan dalam bernegosiasi menurut Mills (1995) adalah RESPECT yang uraiannya pada tabel berikut.

No.	Langkah	kegiatan
1.	R (Ready) = menyiapkan diri.	1.    Mengembangkan alternatif terbaik untuk disepakati dalam bernegosiasi. 2.    Mengidentifikasi kepentingan sendiri. 3.    Mengidentifikasi kepentingan pihak lain. 4.    Mendaftar, memringkat, menilai isu-isunya. 5.    Mengadakan konsultasi dengan pihak lain. 6.    Menentukan batas wewenang dan agenda kerja. 7.    Menentukan tawaran pertama. 8.    Memilih anggota tim, waktu, dan tempat bernegosiasi. 9.    Merencanakan dan memilih taktik yang tepat.
2.	E (Explore) = menjajagi kebutuhan satu sama lain.	1.     Mengkomunikasikan posisi diri dan lawan. 2.     Mengajukan pertanyaan tertutup dan tidak destruktif. 3.     Merefleksikan perasaan pihak lain. 4.     Menciptakan iklim nonverbal yang positif dan terbuka. 5.     Mengungkapkan pembicaraan secara jelas dan percaya diri dengan bahasa yang asertif.
3.	S (Signal) = mengisyaratkan untuk melangkah	1.     Menjadi pendengar yang baik. 2.     Membalas isyarat yang diterima. 3.     Mengulangi isyarat yang tidak lengkap.
4.	P (Probe) = mencermati usulan-usulan	1.    Menggunakan usulan penentuan prioritas. 2.    Mengemukakan persyaratan diri sendiri. 3.    Menghindari dan penolakan usul. 4.    Mengemas usulan agar dapat diterima.
5.	E (Exchange) =  mempertukarkan konsesi	1.    Menegaskan isu-isu secara menyeluruh. 2.    Melakukan penawaran tinggi untuk “menjual” dan penawaran rendah untuk “membeli” secara realistis. 3.    Menghindari konsesi besar terlebih dahulu, namun mendukung semua konsesi dengan alasan yang tepat. 4.    Mengubah isu jika ditemui jalan buntu.
6.	C (Close) = menutup transaksi	1.    Menentukan waktu dan titik batas terjadinya tawar-menawar. 2.    Mempertimbangkan penggantian negosiator atau menggunakan mediator jika terjadi kebuntuan. 3.    Melakukan verifikasi terhadap yang sudah disepakati. 4.    Menuangkan perjanjian tertulis.
7.	T (Tie Up) = mengikat ujung-ujung yang tepat	1.    Memperkirakan perbedaan di masa yang akan datang. 2.    Meninjau hasil.

E.      PRAKTIK NEGOSIASI

Husaini Usman (1997:19) menyatakan bahwa rendahnya negosiasi pendidikan ditunjukkan oleh kurang berhasilnya manajer pendidikan mengajak dan bersepakat dengan pengusaha di dunia usaha dan industri serta pihak pemerintah, dalam hal ini Dinas Tenaga Kerja  di daerah-daerah untuk bermitra dengan dunia usaha dan industri dengan prinsip saling menguntungkan. Dunia pendidikan dihadapkan pada peluang sekaligus tantangan untuk menghasilkan lulusan yang terampil bernegosiasi menang-menang dalam kompetisi yang semakin ketat di pasar APEC tahun 2010 dan di pasar bebas pada tahun 2020 nanti. Jika bangsa kita tidak pandai bernegosiasi, secara hipotetik maka kita akan kalah dengan bangsa lain, bahkan mungkin kita menjadi kuli di negara sendiri. Modal utama agar negosiasi dapat berhasil adalah keterampilan berkomunikasi.